Jedes Jahr zum Jahreswechsel stehen Arbeitgeber mit bis zu 30 Beschäftigten vor der gleichen Aufgabe: Die Prüfung des Umlageverfahrens, auch genannt: U1-Umstellung. Diese Versicherung für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist für kleinere Betriebe obligatorisch, doch die Wahl der richtigen „Stufe“ kann den Unterschied zwischen unnötigen Ausgaben und einer soliden Risikoabsicherung ausmachen. Besonders kleinere Kanzleien sollten jetzt strategisch herangehen.
1. Was ändert sich 2026 mit der U1-Umstellung?
Obwohl viele Krankenkassen ihre Tarife stabil halten, gibt es für 2026 eine besonders gute Nachricht für Arbeitgeber von Minijobbern: Die U1-Umlage für geringfügig Beschäftigte sinkt zum 1. Januar 2026 von 1,1 % auf 0,8 %.
Zudem passen viele gesetzliche Krankenkassen (wie die TK, DAK oder AOK) ihre kassenindividuellen Zusatzbeiträge und Umlagesätze an. Eine automatische Anpassung an Ihr optimales Tarifmodell erfolgt nicht – die Verantwortung für die wirtschaftlichste Wahl liegt allein bei Ihnen.
2. Die Wahl des Erstattungssatzes: Strategie statt Zufall für Kanzleien
Die meisten Kassen bieten verschiedene Erstattungsstufen an. Die Entscheidung sollte auf Basis Ihres historischen Krankenstandes fallen:
- Niedriger Krankenstand: Ein niedriger Beitragssatz (z. B. bei 50 % Erstattung) spart monatlich laufende Kosten.
- Hoher Krankenstand: Ein Tarif mit bis zu 80 % Erstattung bietet maximale Sicherheit, auch wenn die monatliche Umlage höher ausfällt.
3. Wer zählt mit? Die 30-Mitarbeiter-Grenze korrekt berechnen
Die Teilnahme an der U1 ist gesetzlich an die Betriebsgröße gebunden (§ 23 SGB IV). Viele Arbeitgeber verrechnen sich hier, da nicht jeder Kopf als „1“ zählt:
- Vollzeitkräfte (> 30 Std.): Faktor 1,0
- Teilzeit (> 20 bis 30 Std.): Faktor 0,75
- Teilzeit (> 10 bis 20 Std.): Faktor 0,5
- Geringfügige (bis 10 Std.): Faktor 0,25
- Nicht mitgezählt werden: Auszubildende, Praktikanten und Schwerbehinderte.
4. Wichtige Fristen: Der 28. Januar 2026
Eine Änderung des Erstattungssatzes ist grundsätzlich nur zum Jahreswechsel möglich. Die Wahlerklärung muss der Krankenkasse spätestens bis zur Fälligkeit der Beiträge für Januar vorliegen – im Jahr 2026 ist dies der 28. Januar.
Praxis-Tipp: Prüfen Sie jetzt Ihre Lohnabrechnungssoftware. Eine fehlerhafte Hinterlegung führt zu falschen Beitragsnachweisen und kann nur durch aufwendige Korrekturabrechnungen geheilt werden.
Fazit: Regelmäßige Prüfung vermeidet Mehrkosten
Die U1-Umstellung ist kein rein administrativer Akt, sondern ein Instrument zur Risikosteuerung. Wer seine Prozesse im Griff hat und die Fristen wahrt, schützt die Liquidität seiner Kanzlei nachhaltig.
Sind Sie unsicher, ob Sie die 30-Mitarbeiter-Grenze überschreiten oder welcher Tarif für 2026 am günstigsten ist? FLS Tax unterstützt Sie bei der Berechnung und der korrekten Umsetzung in Ihrer Lohnabrechnung.
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